Każdy z nas wie, jak wielką rolę w kontaktach międzyludzkich odgrywa pierwsze wrażenie. Podobne mechanizmy działają w przypadku odwiedzania nowych miejsc. Wchodząc do siedziby danej firmy czy instytucji, często wyrabiamy sobie zdanie na jej temat na podstawie poziomu obsługi w recepcji. Dlatego ważne jest, kto odpowiada za jej prowadzenie.
Recepcja jest wizytówką każdego przedsiębiorstwa. To czy klient lub kontrahent został należycie obsłużony, często ma wpływ na decyzję o nawiązaniu współpracy. Dlatego firma powinna zadbać o to, żeby pracownicy recepcji zachowywali się profesjonalnie, byli kulturalni i nienagannie ubrani. Zatrudniony personel powinien znać specyfikę firmy, którą reprezentuje oraz często też władać kilkoma językami obcymi.
Outsourcing czy insourcing?
Jedną z najważniejszych decyzji strategicznych dotyczących trybu, rodzaju i jakości prowadzenia recepcji jest merytoryczne rozstrzygnięcie kwestii „make or buy” – czyli czy samodzielne przeprowadzić rekrutację, zatrudnić personel, przeszkolić go i nadzorować jego pracę, czy sięgnąć po kompleksową ofertę usług wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej. Outsourcing, czyli podejście typu ,,buy” umożliwia przedsiębiorstwu koncentrację na właściwym biznesie. To firma zewnętrzna szkoli pracowników recepcji, dostarczając im szczegółowe informacje na temat działalności oraz kultury organizacyjnej swojego klienta. Sprawuje ciągłą kontrolę nad ich pracą. Takie rozwiązanie nie tylko pozwala utrzymać niższy poziom zatrudnienia, zapewniając wysoko wykwalifikowany personel, który będzie realizował usługi na najwyższym poziomie, ale również wpływa na obniżenie kosztów z tym związanych.
Profesjonalna organizacja recepcji
Firmy świadczące kompleksowe usługi dla nieruchomości, takie jak Sodexo Polska On-site Services, posiadają wiedzę oraz doświadczenie, dzięki którym optymalnie dopasowują wielkość i formę zatrudnienia na recepcji do potrzeb danego przedsiębiorstwa czy instytucji. W ramach współpracy pracownicy Sodexo zajmują się nie tylko obsługą recepcji i połączeń telefonicznych, ale także takimi działaniami, jak archiwizowanie dokumentów, zarządzanie bazą danych klienta, przygotowywanie raportów czy obsługiwanie korespondencji firmowej. Personel może zajmować się także zarządzaniem miejscami parkingowymi czy kompleksową organizacją wyjazdów służbowych i spotkań biznesowych.
Dzięki temu, że Sodexo posiada własną agencję pracy tymczasowej, jest w stanie szybko i sprawnie reagować na zmieniające się w czasie zapotrzebowanie kadrowe. To rozwiązanie eliminuje wszystkie problemy związane z organizacją pracy, wysoką rotacją czy organizacją zastępstw i urlopów, co często prowadzi do obniżenia standardu pracy recepcji. Warto podkreślić, że osoby rekrutowane na stanowiska recepcyjne posiadają komunikatywną znajomość języków obcych, doświadczenie praktyczne oraz zostały odpowiednio przeszkolone.
Partnerstwo i zaufanie
Podejmując współpracę na zasadzie outsourcingu, można wiele zyskać, jednak decydując się na takie rozwiązanie należy rozważnie dobierać partnerów. Zdarza się, że firmy oferujące usługi prowadzenia recepcji nie mają odpowiedniego przygotowania merytorycznego, odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy praktyki. Dlatego tak istotne jest wybranie firmy z wieloletnim doświadczeniem, o stabilnej pozycji i wysokich standardach pracy. Ważna jest również kompleksowość oferowanych usług, elastyczność pracowników, zapewnienie pełnej kontroli nad ich pracą oraz przejrzysty systemem raportowania.
Outsourcing opiera się na zaufaniu oraz zasadach ścisłego partnerstwa, dlatego podstawowym kryterium wyboru dostawcy usług nie może być jedynie zapytanie ofertowe i cena. Usługodawca przejmuje przecież nie tylko odpowiedzialność za funkcjonowanie recepcji, ale także budowanie wizerunku firmy w oczach klientów, obsługę korespondencji, telefonów czy obieg poufnych dokumentów. Podejmując współpracę z daną firmą outsourcingową, warto wspólnie skonstruować umowę, określić konkretne cele oraz wymagania dostosowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Podczas rozmów z dostawcami należy także sprawdzić ich doświadczenie, posiadane certyfikaty i licencje oraz stosowane rozwiązania. Prawidłowe spełnienie wszystkich powyższych warunków będzie prowadziło do owocnej współpracy oraz eliminacji takich zagrożeń jak możliwość utraty poufnych danych, pogarszająca się jakość usług czy wzrastające koszty.
Recepcja jest jednym z najważniejszych i najbardziej reprezentacyjnych miejsc – pod względem organizacyjnym, poziomu usług, estetyki i kultury – od którego zależy jak firma będzie postrzegana przez potencjalnych klientów oraz partnerów biznesowych. To także główny punkt przepływu informacji oraz koordynacji wielu działań związanych z poszczególnymi działami przedsiębiorstwa.Przekazanie zarządzania recepcją zewnętrznej firmie, takiej jak Sodexo Polska On-site Services, nie tylko pozwala usprawnić procesy i znacznie obniżyć koszty, ale przede wszystkim w wyraźny sposób podnieść jakość obsługi kluczowych dla przedsiębiorstwa gości.
