Zarządzanie flotą, zwłaszcza bardzo dużą, nie należy do najłatwiejszych zadań. Trzeba regularnie kontrolować stan pojazdów, pilnować tego, by kierowcy wywiązywali się ze swoich obowiązków oraz by budżet firmowy pozwalał na dokonywanie wszystkich najważniejszych wydatków. Szczególnie duże sumy pochłania niestety paliwo, które jest oczywiście konieczne do płynnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Stawiamy tutaj na wysoką jakość, a także na dostępność i wygodne rozwiązania. Dlatego tak chętnie wybierane są karty paliwowe.
Karta paliwowa – jak wygląda płatność?
Karty flotowe sposobem działania bardzo przypominają tradycyjne karty płatnicze. Transakcja bezgotówkowa wykonana przy pomocy karty paliwowej wygląda dokładnie tak samo – wystarczy terminal oraz oczywiście stacja benzynowa, która rzeczywiście uznaje taką formę zapłaty.
Co szczególnie istotne dla właścicieli firm, wszystkie wydatki związane bezpośrednio z kartami flotowymi zostają odnotowane w specjalnym systemie internetowym. Dzięki temu nie musimy wprowadzać dodatkowych systemów bezpieczeństwa czy kontroli, ponieważ to w danym serwisie możemy na bieżąco śledzić wszystkie płatności.
Gdyby za paliwo płacić gotówką bądź kartą kredytową, pracownik musiałby za każdym razem prosić sprzedawcę o wystawienie faktury. Jest to niestety bardzo uciążliwe w przypadku zarządzania flotą, ponieważ pod koniec miesiąca okazuje się, że takich dokumentów jest co najmniej kilkaset. Karty flotowe prepaid umożliwiają wystawienie jednej, zbiorczej faktury. Widzimy zatem czarno na białym, jak duże są comiesięczne wydatki firmy, a ponadto swobodnie możemy odliczyć VAT i zadbać o porządek w papierach.
Czy kartą flotową możemy zapłacić tylko za paliwo?
Niektóre osoby nie zdają sobie z tego sprawy, ale karty flotowe służą nie tylko do tego, by płacić za benzynę czy gaz. Oczywiście wszystko zależy od tego, u kogo wykupimy taką usługę, jednak zazwyczaj taka forma płatności pozwala również na uregulowanie należności za prawie wszystkie produkty sprzedawane na stacjach benzynowych. Możemy zatem w każdej chwili kupić płyn do spryskiwaczy czy też olej do silnika. Jedynym wyjątkiem jest alkohol oraz wyroby tytoniowe – w takich przypadkach karta paliwowa nie jest honorowana.
To jednak nie wszystko. Może się zdarzyć, że przy pomocy karty flotowej kierowca bez większych przeszkód wjedzie także na płatną autostradę. Dzięki temu można uniknąć gorączkowego odliczania należnej kwoty, co często zabiera cenny czas. Ponadto wprowadzenie do firmy kart paliwowych pozwala również na korzystanie z takich usług jak myjnia samochodowa czy serwis u mechanika.
Karty flotowe – porównanie korzyści
Bez względu na to, czy zarządzamy bardzo dużą flotą o zasięgu europejskim, czy tylko niewielką działalnością w obrębie jakiegoś rejonu – zakup kart paliwowych dla firmy nie powinien być dokonywany pochopnie. Warto skorzystać z dobrej porównywarki takich ofert, ponieważ w ten sposób będziemy mieli czarno na białym, jakie korzyści wiążą się z kartą i która rzeczywiście może ułatwić prowadzenie biznesu.
Przy wybieraniu jak najlepszej karty paliwowej, warto zwrócić uwagę na:
- system zabezpieczeń – chociaż same karty flotowe to zdecydowanie bardziej bezpieczne rozwiązanie niż wożenie ze sobą gotówki, to jednak kierowcy może zdarzyć się ją zgubić, kradzieże również nie są wcale takie rzadkie. Sprawdźmy zatem, czy proponowane zabezpieczenia rzeczywiście chronią nasze dane i pieniądze w razie nagłych sytuacji;
- przejrzystość dokumentacji – wbrew pozorom sam fakt, że z karty paliwowej możemy wystawić zbiorową fakturę, nie wystarcza. Powinniśmy się upewnić, że dokument jest przejrzysty i że wszystko odbywa się zgodnie z prawem;
- zasięg i dostępność – nie wszystkie stacje benzynowe będą uznawały kartę tej konkretnej marki. Musimy więc przejrzeć listę placówek, gdzie taka forma płatności jest akceptowana i sprawdzić, czy znajdują się one w granicach wyznaczanych dla floty tras. Nie zaszkodzi się również upewnić, czy karta umożliwi dokonywanie transakcji poza granicami Polski, jeśli nasza działalność obejmuje też inne kraje;
- cena – porównanie kosztów karty to podstawowy czynnik, jaki umożliwi nam podjęcie decyzji.
Karta paliwowa BP – czy warto?
Jedną z szeroko dostępnych propozycji na rynku są karty paliwowe oferowane przez BP. Można je nabyć w trzech wybranych opcjach, dlatego możemy wybrać, która najlepiej pasuje do naszych potrzeb:
- karta paliwowa BP Komfort Prepaid – znakomita dla przedsiębiorców, którzy za paliwo nie płacą więcej niż kilkanaście tysięcy za miesiąc. Jednocześnie zyskujemy tutaj pełny pakiet korzyści, od zniżek na dodatkowe towary i usługi, po dostęp do platformy monitorującej płatności;
- karta paliwowa BP Plus – dla nieco większych firm, których flota ma zdecydowanie szerszy zasięg. Z łatwością będziemy z nią zarządzać firmą, nawet jeśli nasze pojazdy podróżują po całej Polsce;
- karta paliwowa BP + Astral – uznawana nie tylko w Polsce, ale także w 30 innych państwach. Zagraniczne wyjazdy staną się zdecydowanie łatwiejsze, jeśli karta flotowa przysłuży nam się również w krajach europejskich i wschodnich.
